A sikeres digitalizáció nem informatikai, hanem emberi kérdés
Múlt heti webináriumunkon a digitalizációról beszélgettünk. Arról, hogyan lehet a technológiai fejlesztéseket valódi üzleti eredményekké alakítani, milyen lépések vezetnek az adatvezérelt működéshez, és hogyan válhatnak a digitális eszközök a hatékonyság növelésének eszközeivé.
A beszélgetés során azonban egy olyan gondolat került elő, amely messze túlmutatott az adott iparágon vagy technológián. A résztvevők közül többen is megfogalmaztak egy ismerős problémát:
„Megvannak az eszközeink. Bevezettük a rendszert. Mégsem használják az emberek.”
Amikor a digitalizáció akadályairól beszélünk, általában a technológiai vagy pénzügyi kihívások jutnak eszünkbe. A megfelelő rendszer kiválasztása, az integrációk megvalósítása, az adatok minősége vagy éppen a beruházási költségek. A gyakorlat azonban gyakran egészen mást mutat. Egyre több szervezet jut el odáig, hogy a technológia már nem jelent valódi akadályt. A szükséges eszközök rendelkezésre állnak, a digitalizációs projektek megvalósulnak, a rendszerek élesednek. Mégsem következik be automatikusan az a működési változás, amelyet a vállalat eredetileg várt a beruházástól.
Ennek oka sokszor nem a technológiában keresendő. Hanem az emberekben.
A rendszer bevezetése még nem jelent változást
Sok szervezet úgy tekint a digitalizációra, mint egy informatikai projektre. Pedig egy új rendszer bevezetése valójában sokkal inkább szervezeti változás.
A technológia ugyan új eszközt ad a munkatársak kezébe, de ezzel együtt megváltoztatja a megszokott folyamatokat, a napi rutinokat és sokszor még az együttműködés módját is. A projektcsapat számára ez fejlesztés. Az érintettek számára viszont változás.
A változás mindig emberi kérdés.
Nem azért, mert az emberek ne szeretnének fejlődni vagy tanulni. Sokkal inkább azért, mert a megszokott működés biztonságot jelent. Egy új eszköz vagy rendszer használata bizonytalanságot hozhat, különösen akkor, ha nem világos, miért van rá szükség, milyen előnyt nyújt, vagy hogyan fogja megkönnyíteni a mindennapi munkát. Éppen ezért a technológia önmagában ritkán képes tartós eredményt létrehozni.
A valódi érték nem a rendszerben van!
A digitális megoldások önmagukban nem teremtenek üzleti értéket. Az érték akkor jön létre, amikor az emberek használják azokat.
Amikor az adatok valóban bekerülnek a folyamatokba. Amikor a munkatársak egy például egy összehangolt digitális rendszerben dolgoznak a korábbi hibrid (papír alapú és digitális) rendszerek helyett. Amikor a vezetői döntések tényekre és valós idejű információkra épülnek. Amikor az új működés természetes részévé válik a szervezet mindennapjainak.
A digitalizáció sikere nem azon múlik, hogy milyen rendszert választunk. Hanem azon, hogy a szervezet mennyire képes alkalmazkodni az új működéshez.
Talán ezért találkozunk olyan gyakran azzal a jelenséggel, hogy két vállalat ugyanazt a technológiát vezeti be, mégis teljesen eltérő eredményeket ér el. A különbséget sokszor nem maga a rendszer, hanem a bevezetés módja, a kommunikáció minősége és a felhasználók bevonása jelenti.
A digitalizáció emberi oldala
Egy sikeres digitális átállás során nem elegendő a technológiai kérdések megválaszolása. Ugyanilyen fontos, hogy a szervezet felkészítse és végigkísérje a munkatársakat a változás folyamatán. A kollégáknak érteniük kell, miért van szükség az új megoldásra, hogyan támogatja a saját munkájukat, és milyen előnyöket teremt a mindennapi működésben. Emellett szükségük van megfelelő támogatásra, képzésre és arra a lehetőségre, hogy fokozatosan, biztonságos környezetben sajátíthassák el az új működési módokat.
Tapasztalatunk szerint a legsikeresebb projektek közös jellemzője nem feltétlenül a legmodernebb technológia, hanem az, hogy a szervezetek tudatosan foglalkoznak a változáskezeléssel is. Felismerik, hogy egy rendszer bevezetése önmagában még nem jelent változást. A valódi eredmény akkor születik meg, amikor az új működés a szervezet mindennapjainak részévé válik.
A digitalizáció végső soron nem csupán rendszerek és folyamatok átalakításáról szól, hanem arról, hogyan dolgoznak együtt az emberek, hogyan hoznak döntéseket, és hogyan teremtenek értéket egy folyamatosan változó környezetben.